Pourquoi faire appel à un secrétariat externalisé ?
En tant que professionnels vous êtes parfois débordés de tâches administratives. Celles-ci sont chronophages et vous empêche de vous concentrer sur votre cœur de métier.
Vous souhaitez avoir une permanence téléphonique car vous êtes constamment dérangé pendant votre travail ? Vous n’avez que peu de temps pour vous occuper des tâches administratives mais cela ne justifie pas non plus l’embauche d’une secrétaire à plein temps ?
Tri de courrier, envois postaux, archivage, audio-transcription, rédaction de document, suivi de facturation, tenu d’agenda, permanence téléphonique. Nos secrétaires sont à votre service.
Faire appel à un secrétariat externalisé est-il contraignant ?
Rien de plus facile. Vous transférez vos appels sur la ligne que nous aurons spécialement créée pour vous et nous nous occupons du reste. Tenu de votre agenda en ligne, prise des messages, filtrage de vos appels, nous sommes là pour faciliter votre quotidien.
Pour le travail administratif, celui-ci peut être réalisé à distance ou bien sur place quand vous en avez besoin.
J’ai déjà un agenda, comment la transition vers vos services va se passer ?
Plusieurs solutions sont envisageables:
- Pour les agendas papiers: nous nous chargerons de retranscrire l’ensemble de vos rendez-vous sur votre nouvel agenda numérique.
- Pour les agendas numériques: nous importerons l’ensemble des données contenues dans celui-ci (rendez-vous, répertoire patient…) directement dans votre nouvel agenda.
- Vous ne souhaitez vraiment pas changer d’agenda numérique: nous travaillerons directement sur votre agenda actuel.
Je suis chez Doctolib, comment cela se passe ?
Deux solutions s’offre à vous:
- Nous importons votre agenda Doctolib sur votre nouvel agenda. Vous faites ainsi les économies d’un abonnement Doctolib tout en continuant à bénéficier des possibilités de rappel de rendez-vous par SMS automatique et de la prise de rendez-vous sur internet via le site http://www.ubiclic.com
- Si vous souhaitez continuer à travailler avec Doctolib, nos secrétaires ont été formées par Doctolib à l’utilisation de leur agenda et disposent toutes de leur propre compte dans lequel elles pourront avoir accès à votre agenda après accord de votre part.
Comment fonctionne la prise de rendez-vous sur internet ?
Il suffit aux patients de se connecter sur le site http://www.ubiclic.com et de vous rechercher. Une page reprenant l’ensemble des informations utiles de votre cabinet s’ouvrira alors et ils pourront choisir un motif et un horaire de consultation.
Suis-je engagé si je souscris à vos services ?
Aucun engagement n’est prévu dans nos contrats. Nos clients sont libres de partir quand ils le souhaitent et c’est aussi pour cela que la qualité de nos services est notre priorité.
Comment fonctionne la facturation de vos services ?
Les factures sont établies mensuellement. Les appels, SMS et heure de secrétariat sont facturés à l’unité. Vous ne payez donc que ce dont vous avez besoin et le coût de votre secrétariat s’adapte donc ainsi à votre chiffre d’affaire.
Combien de temps pour mettre en place le service ?
Nous pouvons rapidement mettre en place le service. Cependant, dans notre engagement à être proche de nos clients, un entretien sera réalisé en amont pour prendre vos consignes afin d’accueillir au mieux vos patients en respectant vos exigences. Si vous utilisez déjà un autre agenda en ligne, pas de panique, nous importerons toutes vos données dans votre nouvel agenda.
Comment accéder au service ?
Pour accéder à notre plateforme, vous aurez simplement besoin d’un ordinateur et d’une connexion Internet. Vous vous connecterez ensuite à votre espace client ici à l’aide des identifiants que nous vous aurons préalablement fournis. Accédez ensuite à l’ensemble de nos services (agenda, patientèle, messagerie instantanée…)