Secrétariat téléphonique externalisé : un véritable avantage concurrentiel

Quel que soit le secteur d’activité, renforcer sa position concurrentielle n’est pas aisé, surtout face aux grands groupes qui détiennent les meilleures parts du marché. Se démarquer est donc indispensable pour sortir du lot et développer rapidement son entreprise. Et il n’y a pas trente-six mille solutions pour y parvenir : il faut se concentrer sur son cœur de métier et ne pas se laisser distraire par les tâches annexes. Un secrétariat externalisé est de rigueur pour la gestion des tâches administratives contraignantes et chronophages.

Diverses structures spécialisées comme Phone-Service proposent cette prestation et beaucoup d’entrepreneurs y ont déjà recours. Pourquoi pas vous ?

Secrétariat externalisé : service professionnel sans contrainte

Toutes les tâches de secrétariat sont primordiales pour la bonne marche de l’administration au sein d’une entreprise. Beaucoup d’entrepreneurs n’ont toutefois ni le temps ni les compétences nécessaires pour s’en charger. Dans ce cas, la délocalisation est très judicieuse pour déléguer les tâches les plus contraignantes.

Toutes les prestations de secrétariat peuvent être externalisées :

• Centre d’appel et permanence téléphonique
• Transcription de compte-rendu
• Rédaction de courrier
• Prise de rendez-vous
• Gestion des devis et factures
• Organisation d’événements
• Etc.

Le secrétariat externalisé est synonyme de travail bien fait parce que c’est une affaire de professionnels, à condition évidemment de faire appel à une société spécialisée. La recherche d’un professionnel peut donc prendre un peu de temps, mais c’est crucial pour la suite du contrat. Et un service de secrétariat externalisé inefficace nuit indiscutablement à l’image de l’entreprise qui y a recours. Retenez donc que les personnes ayant suivi des formations spécifiques au métier de secrétaire/assistante sont les plus aptes à réaliser vos travaux de secrétariat dans les règle de l’art.

Secrétariat externalisé : divers profits pour les PME

Beaucoup de PME optent pour un service de secrétariat délocalisé pour optimiser leurs chances de faire face à la concurrence, surtout face aux grandes entreprises. Grâce à cette délocalisation, toutes les ressources internes sont dédiées aux activités principales de l’entreprise. Ainsi, celle-ci améliorera inévitablement ses offres aussi bien en qualité qu’en quantité.

L’externalisation répond aux besoins de plusieurs cas de figure :

• L’entreprise ne dispose pas du budget nécessaire pour mettre en place un service de secrétariat classique en interne.

• L’entrepreneur ne souhaite pas embaucher de personnel spécifique pour le service de secrétariat afin éviter les contraintes administratives et les diverses démarches à faire dans le cadre d’un recrutement.

• Les locaux de l’entreprise ne sont pas assez spacieux pour abriter un bureau spécifique dédié uniquement au secrétariat.

• Il n’y a pas assez de travail pour recruter du personnel affecté uniquement aux tâches de secrétariat.

• Etc.

Notez également que la délocalisation du secrétariat ne dure pas forcément sur un temps indéterminé. Il se peut par exemple que l’entreprise enregistre temporairement un volume important d’activités. Elle a donc besoin de réaliser des travaux supplémentaires de secrétariat, sur un temps limité. Dans ce cas, embaucher un secrétaire externe le temps de terminer le travail supplémentaire en question est plus intéressant. Cela évite de s’encombrer des contraintes d’un recrutement classique pour un personnel supplémentaire, dont l’entreprise n’aura plus besoin après quelques semaines ou après quelques mois.

Délocaliser son service de secrétariat est indiscutablement profitable. Cette solution est synonyme d’économie et de gain de temps. Évidemment, ce n’est pas l’unique pilier du développement de votre marque. Au contraire, diverses autres décisions importantes vous mèneront vers un développement efficace et pérenne. Pour ce faire, restez toujours informé de ce qu’il y a à savoir dans ce domaine. Suivez des sites dédiés à la vie d’entreprise. Entourez-vous également des bons partenaires, fournisseurs, experts, etc. pour garantir la réussite du projet.